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- Q:マイナンバー取得・保管セット（マイナンバー２－S）のバインダーには何人分入りますか？
- 個人番号台帳保管パック（マイナンバー２－３）に入れる書類の量にもよりますが、平均20世帯分はファイルできます。
- Q:マイナンバー取得・保管セット（マイナンバー２－S）のバインダーは別売りしていますか？
- バインダーはセットにのみついてます。別売りはしておりません。
- Q:従業員の人数が多いのですが、もっと背幅のあるバインダーはありませんか？
- 個人番号台帳保管パック（マイナンバー２－３）の穴はJISの4穴の規格になるので、市販の4穴のファイルでもファイリング可能です。
- Q:個人番号台帳保管パック（マイナンバー２－３）に利用記録が書ききれないのですが、どのようにすればよいですか？
- 利用に関し、書ききれない場合には、別の書類に記載したり、「個人番号台帳保管パック（マイナンバー２－３）」をコピーしたものを貼り対応してください。また、２０１５年１１月には「マイナンバー利用実績記録簿」を発売いたします。追って、ホームページ、ブログ等でご紹介させていただきます。
- Q:個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）の複写の２枚目の利用を仕方を教えてくれませんか？
- 「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー2-1）」は、2枚複写になっておりますが、使い方の制約はありません。個人番号台帳兼届出書をどのように管理し、運用するかは事業者にとって異なりますが、主な使い方の例としては次のような運用方法が想定されます。
- ①2枚とも一緒に管理する
- ②1枚目は保管用として「個人番号台帳保管パック（マイナンバー２－３）」の中に入れて、本人確認書類のコピーと一緒に世帯単位で管理し、2枚目は全従業員分をまとめて綴って、行政機関への届出書類を作成する際に参照したり、確認したりするときに使用する
- ③委託の内容や状況に応じて、必要となる情報を判断し、税理士や社会保険労務士等の委託先の情報連絡に利用する
- ④従業員から個人番号を取得したときの本人控えとして、従業員にて保管する
- どのように使うかは、番号法の内容を遵守し、事業者の運用の事情に応じて利用してください。
- Q:個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）の利用目的になぜ労災が入っていないのですか？
- 「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」は、事業者が個人番号関係事務を行うために、従業員や第３号被保険者である配偶者から個人番号を取得するために使います。
- 事業者が行う個人番号関係事務では、雇用保険被保険者資格取得手続きや健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得手続き等が代表的なものとしてありますが、労働者災害補償保険法の手続きで個人番号が利用される手続きには、事業者が個人番号関係事務として他人の個人番号を利用して行政機関へ提出するものが見当たらないため利用目的には含めておりません。
- Q:第三号被保険者や扶養家族が後から追加になった場合はどうすればよいですか？
- 第3号被保険者や扶養家族を後から追加するときには、2つの方法があります。
- ①すでに保管している個人番号台帳兼届出書（マイナンバー2－1）を封筒等に入れ、従業員に渡して、追記してもらい、扶養控除等（異動）申告書や番号確認書類のコピー等の必要書類と一緒に提出してもらう。この場合、既に個人番号台帳兼届出書に特定個人情報が記載されているため、従業員に渡す時にも安全管理対策が必要となります。
- ②新しい個人番号台帳兼届出書（マイナンバー2－1）を封筒等に入れ、従業員に渡して、記入してもらい、扶養控除等（異動）申告書や番号確認書類のコピー等の必要書類と一緒に提出してもらう
- ただ、第3号被保険者の追加に関しては、新しい個人番号台帳兼届出書（マイナンバー2－1）を用いることを推奨しております。第3号被保険者に関しては、第3号被保険者から従業員へ委任する形式を採用しているため、既に記載されている個人番号台帳兼届出書に追記するよりも、新規の個人番号台帳兼届出書に記載した方が委任の関係が明確であるためです。しかし、この場合、従業員の個人番号は必要ありませんので、従業員の欄には、氏名と住所を記載してください。
- Q:対面での本人確認の場合でも本人確認書類はコピーでよいですか？
- 事業者が個人番号の提供を受けたときには、本人確認をしなければなりません。本人確認方法は、対面、郵送、オンライン、電話での確認方法がありますが、「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」では、対面または郵送の方法を前提としております。対面で個人番号の提供を受ける場合には、確認書類の原本が必要になります。郵送の場合には、確認書類の原本か確認書類のコピーでの確認が必要になります。
- 従業員から「マイナンバー2-1 個人番号台帳兼届出書」を使って個人番号の提供を受けた場合でも、対面のときには、確認書類の原本が必要になります。ただ、その後の個人番号関係事務を行う上で、確認書類のコピーは必要だと考えられますので、コピーも提出してもらったり、確認書類の原本で確認した後に、コピーをとって保管しておく等の措置をとることをお勧めいたします。
- 扶養家族の場合には、本人確認書類の提供は不要ですが、個人番号関係事務を実施する一環で、扶養家族の番号確認書類のコピーを保管しておくことは必要であると考えられますので、コピーを提出してもらうことをお勧めいたします（参考情報 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するＱ＆Ａ Q6-2 A6-2 Q6-2-2 A6-2-2）。
- Q:扶養親族・第三号被保険者の本人確認は必要ないのではないですか？
- 扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族の個人番号の提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。扶養控除等（異動）申告書では、従業員が、事業者に対してその扶養家族の個人番号の提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業者が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
- 一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業者に対して届出を行う必要がありますので、事業者が第3号被保険者である配偶者の本人確認を行う必要があります。「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」では、第3号被保険者から従業員へ委任する形式を採用しておりますので、事業者は代理人である従業員の身元確認を行う必要があります。
- 扶養家族の本人確認が必要かどうかは、扶養家族の個人番号を誰が提供するかによって変わります。
- Q:扶養親族の通知カードのコピーを取ってもよいですか？
- 事業者が扶養家族の個人番号を取り扱う事務はあまり多くありません。代表的なものは、扶養控除等（異動）申告書や健康保険被扶養者異動届があります。これらの手続きは、個人番号関係事務実施者が従業員になり、厳密には、事業者は扶養家族の本人確認をする義務はありません。しかし、源泉徴収票を作成し、税務署へ提出する事業者にとって扶養家族の個人番号が間違っていないか等を確認したりする必要があると想定されることから、個人番号関係事務を実施する一環で、扶養家族の番号確認書類のコピーを保管しておくことは必要であると考えられます（参考情報 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するＱ＆Ａ Q6-2 A6-2 Q6-2-2 A6-2-2）。「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」では、対面で個人番号の提供を受けるきでも、郵送で受けるときでも、番号確認書類のコピーは必要であると考え、従業員、第3号被保険者、扶養家族の番号確認書類のコピーを一緒に管理することを推奨しております。本人確認書類のコピーを保管するかどうかは、番号法の内容を遵守し、事業者のご判断で運用してください。
- Q:本人確認が済めば本人確認書類のコピーを処分してもよいですか？
- 行政機関などから本人確認の照会を受けた際の確認書類としてコピーを保管しておくことが一般的と思われますが、事業者に個人番号を保管しなければいけない義務はありません。必要のない書類のコピーを確認後に処分することは差支えありません。しかし、廃棄または削除する際には、安全管理措置を考慮し、焼却、溶解、復元不可能な状態に裁断する等の方法で対応してください。
- Q:個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）の扶養親族の番号確認はどこにチェックをいれるのか？
- 「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」１枚目の下に、会社記入欄にて本人確認書類のチェックができるようになっていますが、チェックの方法に特段決まりはありません。従業員と扶養家族とで番号確認書類の違いを明確にするのであれば、レ、○、×、△等で区別を付けたり、欄外に記載したりして対応してください。
- Q:国民年金第３号被保険者であり扶養親族である場合は、「第３号被保険者」「扶養親族欄」両方に書く必要がありますか？
- 「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」は行政機関へ提出する様式ではありませんので、どのように記載するかの制約は多くありません。第3号被保険者の個人番号の提出をする際に、従業員を代理人として提出してもらうための委任状の役割をする箇所以外には、扶養家族についてどのように記載するかの制約はありません。ただ、扶養家族に関しては、扶養控除等（異動）申告書、健康保険被扶養者異動届等を提出しており、そこで扶養に入っている扶養家族のみが対象になりますので、扶養に入っていない親族を記載することは想定しておりません。そのような前提条件をクリアしていれば、国民年金の第3号被保険者として第3号被保険者欄に記載し、控除対象配偶者の立場として扶養親族欄に記載した使い方をしても差し支えありません。
- Q:個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）をパートなどに利用する場合、利用目的で明らかに利用しない事務があるがどうしたらよいですか？
- 必要のない利用目的に関しては、該当の箇所に筆圧のかからないサインペン（用紙がノーカーボン用紙のため）などで抹消線を引いてください。逆に、利用目的を追加する場合には、「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」の裏面に1枚目と2枚目が重ならないようにしたうえで、取扱事務一覧の空いている箇所に記載するか、別紙に追加する利用目的を明示し、「個人番号台帳兼届出書（マイナンバー２－１）」と一緒にしたうえで明示してください。
- Q:少し内容をアレンジしたいのだが、かってに作ってよいですか？オリジナルの物も作ってもらえるのでしょうか？
- 「マイナンバー取得・保管セット（マイナンバー２－S）」は実用新案登録済の商品です。オリジナルの物を作成したい場合には、別途ご相談ください。
Q&Aの最終更新日 : 2015-10-16